Who does what

The assessment firm that invited you decides why and how your data is used for their vacancy. Under the GDPR, that firm is the data controller. Dokima, operated by VibeLab, runs the assessment platform on their behalf as a data processor. You can reach us at hendrik@vibelab.be.

What is processed

• Your name and email address, received with the invitation
• Your answers to the knowledge questions
• The chat transcript of the practical assignment
• The deliverable you submit
• AI-generated scores on the assessment criteria. The set of criteria depends on the role tier and is version-stamped per assessment, so it is not a single fixed list.
• Review notes and overrides added by the assessor
• Timestamps of your session

Purpose

One purpose only: assessing AI-related skills for the specific vacancy you applied to. Your data is used for nothing else.

Lawful basis

The assessment firm relies on its legitimate interest in assessing candidates, Article 6(1)(f) GDPR. The checkbox you tick before starting confirms that you have read this notice. It does not function as consent, and the assessment never relies on consent.

How AI is involved

An AI model drafts the scores for your assessment. An assessor reviews that draft and can override every criterion, with a logged reason, before any decision is made. The report serves as decision support for the assessor. No final decision about you is taken automatically, and there is no profiling beyond the assessment itself.

Who receives your data

The assessment firm that invited you, and these subprocessors:

• Supabase: database hosting, EU region
• Vercel: application hosting, Frankfurt
• Anthropic: AI scoring and the assignment chat. Anthropic does not train its models on your data and is bound by a data processing agreement with standard contractual clauses. AI processing currently runs under the provider's standard limited retention. Zero-data-retention and EU-based routing of the AI processing are planned and not yet active.
• Stripe: payment processing for the assessment firm only. No candidate data passes through Stripe.
• Resend: delivery of the invitation email

Your data goes nowhere beyond this list.

Retention

Your data is kept for the duration of the selection process and deleted on request. Erasure requests go to the assessment firm or to hendrik@vibelab.be, and cover your transcripts, scores and deliverables.

Your rights

You have the right to access, rectify and erase your data, to restrict its processing and to object to it. You can also lodge a complaint with your supervisory authority. In Belgium that is the Gegevensbeschermingsautoriteit, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Contact

For anything about this notice or your data, mail hendrik@vibelab.be.

Wie doet wat

Het rekruteringsbureau dat jou uitnodigde, beslist waarom en hoe je gegevens gebruikt worden voor hun vacature. Onder de GDPR is dat bureau de verwerkingsverantwoordelijke. Dokima, uitgebaat door VibeLab, draait het testplatform in hun opdracht als verwerker. Je bereikt ons via hendrik@vibelab.be.

Welke gegevens

• Je naam en e-mailadres, meegestuurd met de uitnodiging
• Je antwoorden op de kennisvragen
• Het chatgesprek uit de praktische opdracht
• Het eindantwoord dat je indient
• Door AI opgestelde scores op de beoordelingscriteria. Welke criteria dat zijn, hangt af van het rolniveau en wordt per test van een versiestempel voorzien. Het is dus geen vaste lijst.
• Beoordelingsnotities en aanpassingen van de assessor
• Tijdstippen van je sessie

Waarom

Eén doel: je AI-vaardigheden beoordelen voor de specifieke vacature waarvoor je solliciteerde. Voor iets anders worden je gegevens niet gebruikt.

Rechtsgrond

Het rekruteringsbureau steunt op zijn gerechtvaardigd belang om kandidaten te beoordelen, artikel 6(1)(f) GDPR. Het vakje dat je aanvinkt voor je start, bevestigt dat je deze verklaring gelezen hebt. Dat vinkje geldt niet als toestemming en de test steunt nergens op toestemming.

De rol van AI

Een AI-model stelt de scores van je test op. Een assessor bekijkt dat voorstel en kan elk criterium aanpassen, met een geregistreerde reden, voor er een beslissing valt. Het rapport dient als beslissingsondersteuning voor de assessor. Geen enkele eindbeslissing over jou gebeurt automatisch, en buiten de test zelf gebeurt er geen profilering.

Wie krijgt je gegevens

Het rekruteringsbureau dat jou uitnodigde, plus deze subverwerkers:

• Supabase: databank, EU-regio
• Vercel: hosting, Frankfurt
• Anthropic: AI-scoring en de chat tijdens de opdracht. Anthropic traint zijn modellen niet op jouw gegevens en is gebonden door een verwerkersovereenkomst met standaardcontractbepalingen. De AI-verwerking loopt momenteel onder de standaard beperkte bewaring van de leverancier. Zero-data-retentie en EU-routering van de AI-verwerking zijn gepland en nog niet actief.
• Stripe: betalingen van het rekruteringsbureau alleen. Er passeert geen kandidaatdata via Stripe.
• Resend: verzending van de uitnodigingsmail

Buiten deze lijst gaan je gegevens nergens naartoe.

Hoe lang we ze bijhouden

Je gegevens blijven bewaard zolang de selectieprocedure loopt en worden op vraag verwijderd. Een verzoek tot verwijdering richt je aan het rekruteringsbureau of aan hendrik@vibelab.be. Het dekt je chatgesprekken, scores en eindantwoorden.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering en verwijdering van je gegevens, op beperking van de verwerking en op bezwaar. Je kan ook klacht indienen bij de toezichthouder. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Contact

Vragen over deze verklaring of over je gegevens stuur je naar hendrik@vibelab.be.